Como se prevenir de procurações vencidas junto ao e-CAC e DEC?

Um dos pontos que os gestores da área contábil devem ficar atentos diz respeito à validade das procurações ativas da empresa, tanto para a matriz quanto para as diversas filiais e unidades que a empresa tenha. Isso porque, em caso de problemas desta natureza, os especialistas não terão as concessões de poderes para realizar as atividades necessárias desta natureza.

Por isso, é importante saber como se prevenir de procurações vencidas junto ao e-CAC e DEC e, ao mesmo tempo, ter um bom monitoramento da situação fiscal. Separamos algumas dicas importantes para este fim neste artigo e aproveite para tirar suas dúvidas sobre o tema. Boa leitura.

Insira lembretes na agenda organizacional

Um primeiro ponto que pode auxiliar a minimizar a perda de prazos é inserir lembretes na agenda organizacional, lembrando dos períodos de validade com até 30 dias de antecedência. Isso deve ser feito, principalmente, nos meios eletrônicos.

Com isso, os colaboradores receberão uma notificação no dia estimado, permitindo que possam se organizar para realizar a renovação com tempo, sem o risco de esquecimento e, assim, as procurações perderem a validade sem que percebam.

Separe um dia da semana para a verificação de datas de procurações

Mesmo com a notificação, é fundamental evitar erros neste tipo de processo. Assim, o acompanhamento rotineiro e sistemático da validade das procurações é uma forma de minimizar eventuais problemas e esquecimentos.

Afinal, muitas vezes, o sistema de agendamento pode falhar e, assim, é importante que tenha outras alternativas para minimizar as chances de problemas. Por isso, é fundamental ter uma rotina de verificar periodicamente a validade junto aos sistemas vigentes (e-CAC e DEC). Os gestores podem definir, por exemplo, que isso seja feito de forma semanal, quinzenal ou mensal.

Utilize um sistema de acompanhamento em tempo real

Outro ponto que auxilia a não perder a validade e gerar procurações vencidas é por meio de um sistema de acompanhamento em tempo real, como o que a Audire fornece. Por meio dele, é possível que você consiga ter, no dashboard, o prazo real de todas as procurações vigentes.

Assim, caso tenha alguma vencida, é possível resolver a situação de imediato, seja para a sua unidade, seja alertando os gestores das outras unidades ou filiais. Assim, garante-se que não haverá problemas.

Além disso, o sistema de acompanhamento em tempo real permite, também:

• Acompanhar as mensagens do e-CAC e DEC;
• Verificar o cumprimento das obrigações fiscais;
• Acompanhar a pontuação no programa Nos Conformes, da Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo, entre outros.

Evitar procurações vencidas é fundamental em uma boa gestão contábil. E, como você pode ver, os sistemas de acompanhamento são fundamentais para melhorar a gestão dessas questões nos negócios. Com isso, é possível garantir maiores cuidados com a gestão e, assim, minimizar erros, sanções e comprometimento das atividades.

Portanto, ter uma solução de excelência, aliada e que permita um maior controle sobre todas essas questões é fundamental. Afinal, não há mais espaço para erros e é preciso agir de forma estratégica.

Por isso, conte com a Audire para este fim. Entre em nosso site e conheça a nossa solução!