3 dicas para reduzir custos em um escritório de contabilidade

Aplicar medidas que ajudem a reduzir custos em escritórios contábeis é uma das chaves para obter aumento de lucratividade. Usando estratégias para conter despesas, o gestor consegue alocar os recursos financeiros em áreas que causam retorno financeiro para o negócio. Ainda que essa redução ofereça vantagens, é comum encontrarmos gestores contábeis que não aplicam práticas pertinentes no dia a dia.

É possível, com práticas simples, obter a redução de custos em um escritório. A tecnologia atual permite aplicar boas estratégias para controlar gastos, substituindo modelos convencionais para modelos modernos e mais práticos, que geram economia. Veja 3 dicas para diminuir os custos em seu escritório de contabilidade!

1. Adote o arquivamento digital para dispensar arquivos físicos

Os arquivos físicos estão entre os principais responsáveis pelo aumento de custos em um escritório de contabilidade. E isso pode ser solucionado de forma bem simples, a partir do momento em que o gestor adota o arquivamento digital ou eletrônico. Considere que, ao digitalizar os arquivos, você consegue economizar gastos com cartuchos/toners, cópias e impressões.

Toda a documentação permanece guardada no PC ou notebook da organização de forma organizada e dando acessibilidade a todos os profissionais que precisam consultá-los. Assim, as atividades são efetuadas com mais rapidez e a produtividade tende a aumentar porque os funcionários não precisam mais procurar arquivos no almoxarifado, o que consome mais tempo.

É relativamente simples colocar em prática essa estratégia. É necessário ter uma impressora com scanner no escritório para efetuar a digitalização dos papéis. É importante que todos os profissionais também saibam manusear e digitalizar os documentos logo depois que eles forem emitidos para os clientes.

2. O arquivamento na nuvem reduz custos em escritório de contabilidade

Outra opção eficaz é armazenar os documentos digitais e digitalizados na nuvem através de uma plataforma confiável. Existe um servidor online que se responsabiliza por armazenar, fazer os backups, criptografar e dar acessibilidade devida a toda a documentação. A segurança também é otimizada em serviços na nuvem, com opções de recuperação de arquivos em casos de acidentes e com avançada criptografia que garante a integridade dos documentos mesmo que, eventualmente, sejam interceptados. Mas o provedor do serviço oferece total segurança em relação a vírus, malwares e ransomwares.  

O custo-benefício dos serviços na nuvem é excelente, pois não há necessidade de ocupar muito espaço no HD do computador da empresa, nem se preocupar com as questões de segurança. Tudo fica sob a responsabilidade do provedor e a empresa paga apenas pelos serviços que utiliza.

3. A automação de processos é uma boa estratégia

A complexidade das legislações brasileiras representa um altíssimo custo para as empresas contábeis. Um escritório de contabilidade gasta muitas horas de pessoal para cumprir todas as exigências legais.

Em um mercado tão competitivo, os desafios são grandes: produzir mais em menos tempo, com custos reduzidos e com maior qualidade. Mas como fazer isso? Com a automação de processos, que traz vantagens significativas para que as empresas cumpram todas essas metas.

A automação de processos permitirá à empresa aumentar sua competitividade no mercado e gerar novos negócios. Processos manuais e repetitivos impactam a produtividade e geram um grande desperdício de tempo e dinheiro para as empresas.

O uso da tecnologia para modernizar as operações traz benefícios importantes, reduzindo a quantidade de erros e inconsistências, resultando na diminuição de tempo e de recursos.

Essas são 3 dicas que farão você aumentar seus lucros à medida que diminui despesas em seu escritório de contabilidade. Uma característica em comum que todas elas apresentam é que são tecnologia moderna. O uso de ferramentas modernas mostra ao cliente que a empresa está realmente interessada em cumprir suas funções com efetividade, tornando os processos mais rápidos e seguros.

Já aplica essas dicas em seu escritório? Aplica algum outra? E seus colegas e amigos que atuam no ramo? Aproveite e compartilhe este post nas redes sociais! Outros contadores ficarão satisfeitos em receber boas dicas para reduzir despesas!