3 dicas para fazer a gestão das notificações do DEC da melhor maneira

O DEC tem atuação exclusiva na Secretaria de Fazenda de cada estado e reúne informações importantes para os negócios. Afinal, ele envolve notificações diversas sobre pagamentos de impostos e situação fiscal, o que requer atenção extra por parte do contador.

No entanto, é normal se sentir sobrecarregado com tantas informações, já que são vários clientes para dar conta. Nesse caso, o ideal é acertar no gerenciamento de todas as mensagens enviadas.

Se não quiser ter dúvidas sobre o que fazer, veja 3 dicas imperdíveis para realizar a gestão de notificações do DEC.

1. Faça o monitoramento contínuo das mensagens

Uma comunicação por parte da Sefaz pode surgir a qualquer momento — e até exigir atenção imediata. Por isso, não convém deixar que passe muito tempo para executar a conferência de mensagens. Além disso, agir dessa maneira só faz com que mais notificações se acumulem, o que dificulta a gestão adequada.

Por isso, o melhor é realizar um monitoramento contínuo. A ideia é obter completa visibilidade sobre as informações e mantê-las sempre atualizadas. Assim, se houver qualquer mudança ou aviso, é possível saber em menos tempo.

Esse acompanhamento é importante, inclusive, para que não ocorram perdas desses dados, que podem passar despercebidos. Como consequência, o desempenho oferecido aos clientes é melhor.

2. Conheça as mensagens mais urgentes e as mais recentes

Outro ponto relevante do gerenciamento de notificações do DEC tem a ver com a priorização. É preciso saber quais são as ocorrências que demandam maior atenção e em menos tempo. Afinal, alguns prazos são bem curtos e não dar a atenção devida faz com que a situação fiscal se torne irregular.

Portanto, o recomendado é poder filtrar quais são as notificações mais urgentes e que exigem um cuidado extra. Essa é, principalmente, a forma de fazer com que o fluxo de trabalho seja ideal para atender a todos os clientes, conforme as necessidades.

Além disso, é interessante poder saber quais são as mensagens recentes. Isso permite ter uma ideia sobre o que tem acontecido atualmente e qual deve ser o papel do escritório de contabilidade em tudo isso.

3. Utilize um sistema para gerenciar as notificações do DEC

A tecnologia é uma grande aliada para tornar a sua atuação contábil mais satisfatória. Nesse sentido, vale a pena recorrer a um sistema ou plataforma que ajude nesse gerenciamento.

Primeiramente, com tal recurso, é possível automatizar o controle das mensagens. O monitoramento é contínuo e as informações são atualizadas em tempo real. Assim, não é preciso executar tarefas repetitivas e nem há risco de erros.

Outro ponto positivo é que tudo fica unificado, em uma tela fácil de usar e com dados consolidados. Com essa visão geral, é possível entender quais são as demandas de todos os clientes, sem que nada seja perdido.

Além disso, é uma maneira de categorizar as mensagens, de acordo com a urgência e, portanto, com a prioridade. Então, todo o gerenciamento se torna muito mais eficiente e é possível obter ótimos resultados.

A gestão das notificações do DEC deve ser feita de forma estruturada e de modo a atender às necessidades fiscais e contábeis. Nesse sentido, o uso da tecnologia é essencial para levar essa atuação a um novo patamar.

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